W normalnym obrocie towarami wiele problemów nie wynika z samego transportu, lecz z niewłaściwego przygotowania całego procesu. Towar może być gotowy do wysyłki, a pomimo to dostawa opóźni się z powodu braku miejsca w magazynie, niepełnych danych dotyczących odbiorcy lub niezgodności między zamówieniem a dokumentacją. Dlatego usługi logistyczne obejmują dziś znacznie szerszy zakres czynności niż samo przewiezienie ładunku.
W zależności od potrzeb mogą dotyczyć przyjęcia towaru, jego składowania, kompletowania zamówień, organizacji transportu, przeładunku czy obsługi zwrotów. Każdy z takowych etapów wpływa na kolejny. O ile błąd pojawi się na początku, jego skutki mogą być widoczne dopiero przy wydaniu przesyłki. Z praktycznego punktu widzenia ważne jest więc nie tylko ustalenie, kto kreuje dane zadanie, ale też określenie momentu przekazania odpowiedzialności oraz sposobu konwersji informacji.
W niektórych modelach działalności część procesów jest realizowana przez własnych pracowników, jednakże pozostałe przekazuje się podmiotom zewnętrznym. Logistyka zewnętrzna może obejmować pojedynczy fragment łańcucha dostaw albo większy zestaw powiązanych ze sobą czynności. Przy podejmowaniu takich decyzji znaczenie ma między innymi liczba przesyłek, ich charakter, częstotliwość dostaw a także zmienność zapotrzebowania. Całkiem inaczej planuje się obsługę stałych wysyłek, a przeciwnie sytuację, w której liczba zamówień gwałtownie rośnie w określonych miesiącach. Ważnym elementem pozostaje również dostęp do aktualnych danych. Informacja o zmianie ilości towaru, godzinie odbioru czy adresie dostawy musi natrafić do właściwej osoby stosownie wcześnie. Samo przekazanie zadania na zewnątrz nie rozwiązuje tego problemu. O ile procedury komunikacji są niejasne, pojawiają się pomyłki, dodatkowe przejazdy i konieczność ręcznego wyjaśniania sytuacji.
Przy bardziej rozbudowanych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może koordynować kilka etapów związanych z przepływem produktów. W zależności od ustaleń może odpowiadać między innymi za przyjęcie dostawy, rozmieszczenie towarów w magazynie, przygotowanie zamówień i przekazanie ich do transportu. W praktyce zakres takich czynności powinien być jasno dany, ponieważ samo określenie ogólnej odpowiedzialności za logistykę nie wskazuje jeszcze, kto ma reagować w przypadku konkretnego problemu. Znaczenie ma również sposób rejestrowania operacji. Informacje dotyczące przyjęć, wydań, stanów magazynowych czy przesunięć pozwalają odtworzyć przebieg procesu, gdy pojawi się rozbieżność. Przy większej liczbie operacji ręczne przekazywanie danych staje się bardziej podatne na błędy, dlatego sposób ewidencjonowania informacji jest jednym z elementów, które należy uwzględnić przy organizacji obsługi.
Na przebieg procesów logistycznych wpływają też czynniki, których nie da się gruntownie przewidzieć w trakcie tworzenia pierwotnego planu. Zmiana terminu odbioru, brak dostępnego pojazdu, nagły wzrost liczby zamówień lub ograniczenia po stronie magazynu mogą wymusić konwersję wcześniejszych ustaleń. W takich wypadkach liczy się głównie jasny podział zadań i możliwość szybkiego przekazania aktualnych informacji. Istotne jest też rozróżnienie kosztu samego przewozu od kosztów związanych z magazynowaniem, kompletacją, przeładunkami czy dodatkowymi czynnościami administracyjnymi. Dopiero uwzględnienie całego procesu pokazuje, jakie zasoby są de fakto potrzebne do obsługi określonego strumienia produktów. Z tego powodu organizacja logistyki wymaga okresowego sprawdzania przyjętych rozwiązań, szczególnie gdy zmienia się asortyment, liczba odbiorców, kierunki dostaw lub sposób realizacji zamówień.
Więcej: magazynowanie Kraków.