Wybieranie miejsca na wydarzenie zależy nie tylko i wyłącznie od liczby uczestników, ale też od sposobu prowadzenia zajęć, długości spotkania i rodzaju wykorzystywanych materiałów. W praktyce sala szkoleniowa i konferencyjna musi być dobrze dopasowana do konkretnego przebiegu wydarzenia, ponieważ inne warunki będą niezastąpione w trakcie wykładu dla większej grupy, a inne przy pracy warsztatowej w kilkuosobowych zespołach. Znaczenie ma także układ stołów i krzeseł.
Ustawienie teatralne umożliwia pomieścić więcej osób, lecz ogranicza sposobność swobodnej pracy w grupach. Z kolei ustawienie szkolne, podkowę lub kilka oddzielnych stanowisk można dużo lepiej wykorzystać tam, gdzie uczestnicy mają wykonywać zadania, sporządzać notatki albo partycypować w dyskusji. Przy planowaniu warto zatem rozpocząć od kodu wydarzenia, a dopiero później określać oczekiwania dotyczące samej przestrzeni.
Istotnym elementem jest wyposażenie techniczne, ponieważ wręcz świetnie dobrana przestrzeń może utrudniać prowadzenie zajęć, jeśli sprzęt nie odpowiada planowanemu sposobowi pracy. Przed rozpoczęciem spotkania warto sprawdzić przystępność ekranu, projektora albo wyświetlacza, nagłośnienia, mikrofonów oraz odpowiedniej liczby gniazd zasilających. W sytuacji prezentacji stosowanych przez kilku prowadzących znaczenie moraz sposobność szybkiego podłączenia różnorakich urządzeń. W trakcie dłuższych wydarzeń problemy techniczne zabierają czas i mogą przemienić ustalony harmonogram, dlatego sprawdzenie sprzętu przed rozpoczęciem ma praktyczne znaczenie. Należy także uwzględnić dostęp do internetu, jeżeli już część zajęć odbywa się z wykorzystaniem platform internetowych, materiałów w chmurze albo narzędzi wymagających stałego połączenia. Nie zawsze wszystkie funkcje są potrzebne, dlatego wyposażenie powinno wynikać z rzeczywistego programu, a nie z samej nazwy wydarzenia.
Organizacja konferencji i szkoleń obejmuje także kwestie, które łatwo pominąć podczas tworzenia podstawowego harmonogramu. Przerwy trzeba zaplanować z uwzględnieniem czasu potrzebnego na opuszczenie sali i ponowne zajęcie miejsc, zwłaszcza gdy uczestników jest bardzo dużo. Przy wydarzeniach trwających kilka godzin znaczenie ma także dostęp do zaplecza sanitarnego, miejsca przeznaczonego na przerwę oraz przestrzeni, w której można odłożyć materiały. Jeżeli uczestnicy mają skorzystać z komputerów, dokumentów albo innych pomocy, powinno się przedtem ustalić, ile miejsca zajmą potrzebne przedmioty. Warto także przewidzieć sytuacje organizacyjne, których nie da się z dokładnością zapisać w harmonogramie, tj. opóźnione rozpoczęcie, zmiana kolejności wystąpień czy konieczność przestawienia części wyposażenia. Im bardziej szczegółowy program, tym większe znaczenie ma zachowanie pewnego zapasu czasu i przestrzeni na takie zmiany.
Przy wyborze pomieszczenia powinno się zwrócić uwagę też na warunki, które wpływają na możliwość skupienia się przez dłuższy czas. Oświetlenie, temperatura, wentylacja, poziom hałasu z zewnątrz oraz odległość między uczestnikami a prowadzącym nie są zwykle najważniejszymi punktami planu, niemniej jednak podczas wielogodzinnego spotkania stają się zauważalne. W małej sali z dużą liczbą osób problemem może być ograniczona przestrzeń, natomiast zbyt duże pomieszczenie przy niewielkiej grupie może utrudniać kontakt między prowadzącym a uczestnikami. Wydarzenie online połączone ze spotkaniem stacjonarnym wymagdodatkowo przemyślenia ustawienia kamer, mikrofonów i ekranu tak, aby osoby uczestniczące zdalnie mogły śledzić przebieg zajęć. Dlatego przygotowanie miejsca warto traktować jako część całego planowania, a nie etap wykonywany dopiero tuż przed rozpoczęciem konferencji albo szkolenia.
Sprawdź również informacje na stronie: Sala konferencyjna w Poznaniu – cena.