W zwyczajnym funkcjonowaniu zakładu pracy kwestie powiązane z bezpieczeństwem nie ograniczają się do jednorazowego przekazania pracownikom określonych zasad. Sposób wykonywania zadań, organizacja stanowisk, używane urządzenia oraz zmieniające się warunki mogą powodować, że wcześniejsze ustalenia wymagają sprawdzenia albo wypełnienia. Właśnie dlatego szkolenia bhp są traktowane jako szczegół organizacji pracy, a nie jedynie formalność wykonywana przy rozpoczęciu zatrudnienia.
Ich zakres powinien odpowiadać rodzajowi wykonywanych zadań, ponieważ inne zagrożenia występują przy pracy biurowej, inne przy obsłudze maszyn, a jeszcze inne podczas prac wykonywanych w terenie. W praktyce znaczenie ma także to, czy pracownik de facto rozumie przekazywane informacje i potrafi odnieść je do sytuacji występujących na jego stanowisku. Sama obecność na szkoleniu nie przesądza o tym, jak zasady będą stosowane w przyszłości.
Istotnym elementem organizacji bezpieczeństwa jest też bieżąca obserwacja warunków, w których wykonywana jest praca. Nadzór BHP może obejmować w głównej mierze sprawdzanie organizacji stanowisk, sposobu korzystania z urządzeń i środków ochrony, przestrzegania ustalonych procedur a także reagowanie na zauważone nieprawidłowości. Nie każda sytuacja daje się jednakże oszacować tylko na podstawie dokumentacji. W trakcie rzeczywistej pracy mogą pojawić się kłopoty, których wcześniej nie przewidziano, przykładowo niewłaściwe ustawienie wyposażenia, mocno utrudnione zdarzenie, zmiana sposobu wykonywania czynności lub stosowanie rozwiązania innego niż opisane w instrukcji. Dlatego obserwacja pracy ma znaczenie uzupełniające wobec dokumentów i procedur. O ile zostanie zauważona niezgodność, dalsze działania zależą od jej rodzaju, miejsca występowania oraz możliwych skutków. W pewnych przypadkach wystarcza korekta organizacyjna, a w innych przypadkach potrzebne jest dodatkowe wyjaśnienie zasad lub ponowna ocena danego stanowiska.
Warto także zwrócić uwagę na sytuacje, w których zmienia się sposób wykonywania pracy. Zakup nowej maszyny, przeniesienie stanowiska, wykorzystanie innej technologii, zmiana zakresu obowiązków czy rozpoczęcie prac wymagających nowych czynności mogą wpływać na uprzednio przyjęte zasady. W takich przypadkach szkolenia bhp powinny być rozpatrywane w odniesieniu do aktualnych warunków, a nie jedynie do informacji przekazanych pracownikowi kilka miesięcy albo lat wcześniej. Dokładnie tak samo nadzór BHP nie powinien być postrzegany wyłącznie jako kontrola błędów. Jego przydatny zakres wiąże się też z zauważaniem przekształceń i sprawdzaniem, czy przyjęte rozwiązania wciąż odpowiadają rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy. Znaczenie ma przy tym regularność działań, ponieważ pojedyncza kontrola pokazuje stan obowiązujący w konkretnym momencie, jednakże warunki pracy mogą modyfikować się wraz z organizacją obowiązków.
Na uwagę zasługuje również sposób dokumentowania działań związanych z bezpieczeństwem. Dokumenty szkoleniowe, instrukcje, wyniki kontroli czy informacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości pozwalają odtworzyć, jakie zasady obowiązywały i jakie działania podejmowano. Równocześnie sama dokumentacja nie zastępuje oceny rzeczywistych warunków pracy. W pewnych sytuacjach procedura jest prawidłowo opracowana, niemniej jednak jej zapisy nie odpowiadają zmianom, które zaszły na stanowisku. Wtedy potrzebne jest ranking zapisów z tym, co w rzeczywistości dzieje się podczas wykonywania zadań. Takie podejście pozwala rozdzielić kwestie formalne od praktycznych i wskazać miejsca, w których niezbędne jest uzupełnienie informacji, zmiana organizacji pracy albo ponowne przekazanie pracownikom określonych zasad.
Zobacz także: nadzór BHP.