Przygotowanie przewozu to nie tylko i wyłącznie uwarunkowanie, gdzie znajduje się ładunek i pod jaki adres ma zostać dostarczony. W praktyce już na początku należy zebrać informacje, które później decydują o wielu szczegółach realizacji. Znaczenie może posiadać sposób pakowania, liczba jednostek ładunkowych, ich masa oraz wymiary, ale też dostępność rampy, godziny pracy magazynu czy warunki wjazdu na teren miejsca załadunku.
Przy prostych przesyłkach część tych kwestii pozostaje prawie że niezauważalna. Sytuacja zmienia się przy większej liczbie punktów pośrednich lub ładunkach o niekonwencjonalnych parametrach. Wówczas niewielka nieścisłość w danych może przełożyć się na konieczność zmiany pojazdu, sposobu rozmieszczenia towaru lub kolejności dostaw. Dlatego transport i spedycja w ogromnej mierze opierają się na prawidłowym przepływie informacji. Samo zaplanowanie przejazdu jest jedynie jednym z etapów, a jego wykonanie zależy również od tego, czy dane wykorzystane podczas przygotowania odpowiadają realnym warunkom.
Osobną kwestią pozostaje wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Nie każdą przesyłkę można dowolnie ustawić, a kolejność załadunku ma znaczenie w szczególności wtedy, gdy samochód obsługuje kilka miejsc rozładunku. Towar przeznaczony do pierwszego punktu powinien być dostępny bez potrzeby przekładania pozostałych przesyłek. W przypadku palet, skrzyń czy paczek o różnych wymiarach trzeba przy tym uwzględnić ich stabilne rozmieszczenie a także możliwość bezpośredniego dostępu w trakcie rozładunku. W praktyce zamysł może wyglądać właściwie na papierze, a pomimo to wymagać korekty po zobaczeniu rzeczywistego ładunku. W pewnych sytuacjach kilka dodatkowych opakowań zmienia sposób użycia powierzchni, szczególnie gdy przestrzeń została uprzednio zaplanowana z niewielkim zapasem. Przy takich przewozach liczy się nie tylko i wyłącznie pojemność pojazdu, ale również sposób jej użycia. Niewłaściwe rozmieszczenie może wydłużyć kolejne czynności i utrudnić realizację przedtem przyjętej kolejności dostaw.
Usługi transportowe i spedycyjne wiążą się również z kontrolowaniem przebiegu zamówienia po rozpoczęciu przewozu. Wcześniejsze ustalenia nie za każdym razem pozostają obowiązujące stale. Samochód może wyjechać z opóźnieniem, załadunek może potrwać dłużej, a na trasie mogą pojawić się utrudnienia, których nie było w chwili przygotowywania planu. Nie każda taka sytuacja wymaga zmiany całego harmonogramu. Czasem wystarczy poinformować odbiorcę o przesunięciu godziny przyjazdu, jednak przy kilku kolejnych dostawach opóźnienie może wymagać analizowania wszystkich punktów. Właśnie wówczas bardzo ważna staje się kolejność podejmowanych wyborów. Najpierw trzeba ustalić rzeczywisty czas dostępności pojazdu, w przyszłości sprawdzić ograniczenia dotyczące kolejnych miejsc i dopiero na tej bazie wycenić możliwe warianty. Zbyt szybka zmiana jednego elementu może bowiem spowodować problemy w innym miejscu trasy.
Przy powtarzających się przewozach pomocne jest porównywanie planowanych czasów z realnym przebiegiem wcześniejszych zleceń. Umożliwia to zauważyć zależności, których nie widać podczas jednorazowego przewozu. Jeśli w określonym magazynie regularnie występuje długie oczekiwanie, uwzględnienie tego faktu w kolejnych harmonogramach może zmodyfikować sposób planowania całej trasy. Tak samo można rozważyć problemy z dojazdem, dostępnością miejsc postojowych czy przygotowaniem dokumentów. Nie zawsze przyczyna opóźnienia leży po stronie samego przejazdu. Często pojawia się uprzednio, na etapie przygotowania towaru albo organizacji odbioru. W przypadku tras zagranicznych dochodzą dodatkowe uwarunkowania związane z przepisami, ograniczeniami ruchu i przekraczaniem granic. Z tego powodu przy kształtowaniu kolejnych przewozów znaczenie mają nie tylko i wyłącznie dane dotyczące kilometrów, lecz też doświadczenia z wcześniejszych realizacji i sposób, w jaki poszczególne etapy wpływały na siebie w rzeczywistych warunkach.
Źródło: konfekcjonowanie produktów.