Rotacja pracowników, zmiany organizacyjne i rozwój nowych działów sprawiają, że zapotrzebowanie na kadry nie za każdym razem można przewidzieć z dużym wyprzedzeniem. W niektórych przedsiębiorstwach rekrutacja jest stałym elementem działalności, a w innych rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy pojawia się konkretna luka w zespole. Każda z tych sytuacji wymaga innego podejścia do planowania naboru.
Agencja HR może brać udział w analizie struktury zatrudnienia, określaniu potrzeb kadrowych a także przygotowaniu działań związanych z pozyskiwaniem pracowników. Ważnym punktem jest postanowienie, czy poszukiwany kandydat ma w tej samej chwili wykonywać samodzielne zadania, czy także będzie stopniowo zdobywać doświadczenie na danym stanowisku. Ta decyzja wpływa na wymagania stawiane kandydatom, czas wdrożenia i zakres wsparcia ze strony pozostałych członków zespołu. Pominięcie tych kwestii może prowadzić do sytuacji, w której osoba spełniająca formalne kryteria nie odpowiada faktycznym potrzebom organizacji.
Na przebieg naboru wpływa też sposób przygotowania oferty pracy. Ogłoszenie powinno opisywać konkretne obowiązki, wymagane kwalifikacje a także warunki zatrudnienia, zamiast ograniczać się do ogólnych określeń dotyczących zaangażowania czy samodzielności. Kandydat musi wiedzieć, jakie zadania będą należały do jego obowiązków i według jakich kryteriów będzie oceniana jego praca. Agencja rekrutacyjna może wspierać przygotowanie ogłoszenia, prześledzić otrzymane aplikacje i prowadzić wstępną selekcję zgłoszeń. W praktyce trudność na prawdę bardzo często polega na odróżnieniu braku wymaganych kompetencji od braku informacji w dokumentach. Kandydat nie za każdym razem opisuje wszystkie umiejętności w CV, dlatego w części przypadków potrzebna jest dodatkowa rozmowa lub prośba o wyjaśnienie doświadczenia. Z drugiej strony złożony proces weryfikacji nie za każdym razem jest słuszny przy stanowiskach o jasno określonych, powtarzalnych obowiązkach. Zakres oceny powinien wynikać z charakteru pracy, a nie z samej liczby etapów rekrutacji.
Istotnym elementem zarządzania kadrami jest też dopasowanie liczby pracowników do rzeczywistego obciążenia zadaniami. Zatrudnienie zbyt małej liczby osób może powodować nadgodziny, opóźnienia i nierównomierny podział obowiązków. Z kolei zbyt duży zespół przy ograniczonej liczbie zleceń znaczy koszty, które nie za każdym razem znajdują spostrzeżenie w bieżącej działalności. Agencja zatrudnienia może uczestniczyć w procesach związanych z pośrednictwem pracy albo zatrudnieniem tymczasowym, jeżeli już taki zakres współpracy odpowiada potrzebom danego podmiotu. Wybór rozwiązania powinien uwzględniać przewidywany czas wykonywania obowiązków, wymagane kwalifikacje oraz możliwość zmiany liczby pracowników w kolejnych miesiącach. W przypadku pracy sezonowej trzebw dodatku uwzględnić terminy rozpoczęcia i zakończenia zwiększonego zapotrzebowania. Opóźniony nabór może utrudnić realizację planu, jednak rozpoczęcie go zbyt wcześnie może oznaczać konieczność utrzymywania pracowników przed faktycznym wzrostem liczby zadań. Dlatego planowanie zatrudnienia wymaga regularnego sprawdzania danych dotyczących zamówień, nieobecności i przewidywanych zmian w organizacji pracy.
Rekrutacja obejmuje także kwestie formalne, które mają znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i osoby ubiegającej się o stanowisko. Przed rozpoczęciem współpracy powinno się ustalić, kto odpowiada za kontakt z kandydatem, przekazywanie dokumentów, organizację spotkań i informowanie o decyzjach. Jeśli w procesie uczestniczy kilka podmiotów, brak jasnego podziału zadań może prowadzić do powielania czynności albo opóźnień w przekazywaniu informacji. Znaczenie moraz sposób gromadzenia i przechowywania dokumentów aplikacyjnych a także przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Osobnym zagadnieniem jest sprawdzanie umiejętności wymaganych na danym stanowisku, w szczególności gdy praca wiąże się z obsługą określonych urządzeń, posiadaniem uprawnień lub odpowiedzialnością za powierzone zadania. Weryfikacja powinna być dostosowana do założeń stanowiska i prowadzona według ustalonych kryteriów. Równie ważne pozostaje przekazywanie kandydatom informacji o zmianach warunków albo terminów. Wręcz niewielka rozbieżność między treścią ogłoszenia a ustaleniami przedstawionymi podczas rozmowy może wpłynąć na decyzję o przyjęciu oferty i wymagać ponownego uzgodnienia zasad współpracy.
Zobacz również: firma hr.