W praktyce administrowanie większą liczbą samochodów szybko pokazuje, że sama ewidencja przejazdów i raporty paliwowe nie wystarczają do realnej sprawdzeniu pracy floty. Sporo decyzji powinno się podejmować na bieżąco, często bez całkowitej informacji, co prowadzi do opóźnień lub nieefektywnego wykorzystania zasobów. Dopiero dostęp do danych w czasie rzeczywistym zmienia sposób patrzenia na organizację transportu i umożliwia reagować na sytuacje, które przedtem były widoczne dopiero po fakcie.
Jednym z narzędzi, które wprowadza taki poziom sprawdzeniu, jest System lokalizacji GPS, wykorzystywany do bieżącego śledzenia pozycji pojazdów oraz analizy ich tras. W codziennej pracy widać, jak różnie potrafią wyglądać rzeczywiste przejazdy w relacji do zamysłów. Objazdy, postoje bez uzasadnienia czy nieoptymalne trasy stają się widoczne dopiero wtedy, gdy dane są zbierane i zestawiane w ogół. Na tej bazie można wycenić, gdzie tracony jest czas i paliwo, a gdzie organizacja funkcjonuje zgodnie z założeniami. Nie chodzi wyłącznie o kontrolę, niemniej jednak o zrozumienie sposobu użycia zasobów.
W szerszym ujęciu zarządzanie flotą samochodową obejmuje nie tylko i wyłącznie lokalizację aut, niemniej jednak także planowanie zadań, kontrolę kosztów i analizę użyteczności pracy kierowców. W praktyce na prawdę bardzo często okazuje się, że niewielkie zmiany w harmonogramie przejazdów albo sposobie przydzielania zleceń przynoszą zauważalne oszczędności. Trzeba jednak posiadać do tego dane, które pokazują rzeczywiste obciążenie floty, a nie tylko założenia z planu operacyjnego. Dopiero wtedy decyzje przestają być intuicyjne, a zaczynają wynikać z konkretów.
W tym kontekście system monitorowania pojazdów pełni rolę narzędzia analitycznego, które łączy informacje o umiejscowienia, czasie pracy i stylu jazdy. W codziennej eksploatacji widać, że różnice między kierowcami czy trasami mogą w dużym stopniu wpływać na koszty operacyjne. Jedne pojazdy pracują stabilnie, inne generują nieplanowane przestoje lub zużycie paliwa wyższe niż zakładano. Analiza takich danych umożliwia nie tylko i wyłącznie reagować na bieżące kłopoty, niemniej jednak również przewidywać, gdzie mogą pojawić się kolejne nieefektywności. W efekcie kontrolowanie flotą staje się procesem opartym na obserwacji i korekcie, a nie wyłącznie na planowaniu.
Zobacz więcej: system monitorowania pojazdów.